/Udvalg
Udvalg2019-06-25T16:45:00+02:00

Busudvalget

Sammensætning

Busudvalget består af 2 personer; et bestyrelsesmedlem og et menigt udvalgsmedlem. Udvalget skal være på plads senest af maj.

Ansvar & myndighed

Busudvalget er budgetansvarlig i forhold til Silkeborg Svømmeklub. Den bestyrelsesansvarlige holder bestyrelsen orienteret. Udvalget skal respektere og udbrede klubbens værdier og leveregler. Skal sikre at busser og trailere fungerer optimalt og er i forsvarlig stand.

I krisesituationer er det kun formanden, som udtaler sig. 

Opgaver

Busudvalget har følgende opgaver:

  • Ansvarlig for vedligeholdelse af busser og trailere.
  • Teamlederne for K1 og K2 udarbejder rengøringsplan for busserne – herunder tjekkes olie- og sprinklerstand samt dæktryk.
  • Breddechefen står for at koordinere bookning af busser til K-, synkro, master og udvalg.
  • Vedligeholde retningslinjer, tjekliste for brug af busserne
  • Udarbejde budget for udvalget.
  • Udarbejde referat fra møderne. Være ansvarlig for den del af hjemmesiden som omhandler udvalgets arbejde

Kvalifikationer

Medlemmerne af busudvalget vil tilsammen have særligt brug for følgende kompetencer:

  • Forstand på biler er et plus.
  • Organisere

Medlemmer

Husudvalget

Sammensætning

Husudvalget består af 2 personer; et bestyrelsesmedlem og et menigt udvalgsmedlem. Det menige udvalgsmedlem udpeges af bestyrelsen. Udvalget skal være på plads senest af maj.

Ansvar & myndighed

Husudvalget er budgetansvarlig i forhold til ”Svømmeren”. Den bestyrelsesansvarlige holder bestyrelsen orienteret. Udvalget skal respektere og udbrede klubbens værdier og leveregler. Skal sikre at klubhuset fungerer optimalt og er i forsvarlig stand.

I krisesituationer er det kun formanden, som udtaler sig. 

Opgaver

Husudvalget har følgende opgaver:

  • Sikre, at klubhuset er til rådighed til sportslige/sociale arrangementer for Silkeborg Svømmeklub.
  • Sikre løbende vedligeholdelse af huset.
  • Breddechefen står for bookning af lokaler.
  • Husudvalget udarbejder lejekontrakter for lån af lokaler, borde og stole.
  • Udarbejde af retningslinjer, tjekliste for brug af lokalerne samt sikre at retningslinjer er kendt og tilgængelig for brugere
  • Udarbejde budget for udvalget (Svømmeren)
  • Udarbejde referat fra møderne.
  • Ansvar for 1 gang årligt at ajourføre funktionsfordelingsanalysen (januar)

Kvalifikationer

Medlemmerne af Husudvalget vil tilsammen have særligt brug for følgende kompetencer:

  • Håndværksmæssig indsigt vil være at foretrække.

Mødefrekvens

Efter behov.

IT Udvalget

Sammensætning

IT-udvalget består af 2-3 personer bestående af mindst et bestyrelsesmedlem. De to øvrige udpeges af udvalget. Udvalget skal være på plads senest maj.

Ansvar & myndighed

IT-udvalget er ansvarligt for den overordnede IT-infrastruktur i Silkeborg Svømmeklub. Udvalget skal understøtte og vedligeholde klubbens valg af IT-løsninger.

IT-udvalget skal efterleve klubbens IT-strategi.

Nye IT-løsninger skal valideres og godkendes af IT udvalget.

I krisesituationer er det kun formanden, som udtaler sig.

Opgaver

Det er udvalgets opgave at:

  • udarbejde, vedligeholde og implementere klubbens IT-strategi
  • sikre at den tekniske del af hjemmeside og medlemssystem fungerer
  • i samarbejde med klubbens øvrige afdelinger at vælge egnede IT-løsninger som understøtter klubbens strategi.
  • at udvikle, implementere og vedligeholde klubbens valg af IT-infrastruktur.
  • sikre uddannelse af frivillige og fastansatte i klubbens løsninger. Enten internt eller eksternt.
  • administrere licenser, abonnementer m.m.
  • sikre backup af relevante data
  • sikre funktionsadskillelse mellem afdelingerne (rettigheder og privileger)
  • vedligeholde og ajourføre klubbens persondatapolitik (GDPR)
  • instruere ansatte og frivillige i håndtering af persondata, herunder data vedrørende klubbens medlemmer
  • Ansvar for 1 gang årligt at ajourføre funktionsfordelingsanalysen (januar)

Kvalifikationer

Medlemmerne af IT udvalget vil tilsammen have særligt brug for følgende kompetencer:

  • IT kompetence.
  • Struktureret og målrettet
  • God til at formidle IT på en brugervenlig facon.

Mødefrekvens

Efter behov. Normalt 1 gang i kvartalet

Estimeret timeforbrug

  Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec I alt
Medlem 1 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 120
Medlem 2 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 120

Medlemmer

K-frivillighedudvalget

Sammensætning

K-frivillighedudvalget består af min 6 personer, talentudvikler og bestyrelses-repræsentanten i bestyrelsen. K-repræsentanten sikrer kommunikationen til bestyrelsen. 1 Repræsentant for hvert af teamene stævne-, grodan-, teamleder- og infoteam-grupperne, en officialansvarligt og en person fra arrangementsgruppen. Udvalget kan supplere med yderligere medlemmer efter behov. Bestyrelses-repræsentanten er koordinator i udvalget. Bestyrelsen udpeger bestyrelses-repræsentanten. Udvalget skal være på plads i marts måned.

Ansvar & myndighed

Udvalget skal respektere og udbrede klubbens værdier og leveregler. Skal sikre at konkurrenceafdelingen fungerer optimalt. Udvalget skal efterleve klubbens k-politik og –strategi.

I krisesituationer er det kun klubbens formand, som udtaler sig.

Opgaver

K-koordination har følgende opgaver;

  • Information til forældre om bl.a. konkurrenceafdelingens struktur mhp rekruttering af frivillige herunder officials, teamledere og udvalg. Deltagelse på opstartsmøder.
  • Afholdelse af en årlig fælles frivilligdag/udvalgsdag
  • Ansvarlig for planlægning og afholdelse af klubmesterskab
  • Ansvarlig for planlægning og afholdelse af øvrige stævne Koordinere stævneaktiviteter med stævneteam, grodanteam og officialansvarlig og info-team og arrangements-teamet.
  • Vedligeholde velkomstfolder til forældre/nyttig viden
  • Udarbejde årshjul for udvalgets arbejde
  • Udvalget er ansvarligt for den del af hjemmesiden, der omhandler udvalgets aktiviteter.
  • Udvalget skal bidrage med beretning ved den årlige generalforsamling
  • Udarbejde referat på møderne
  • Ansvar for 1 gang årligt at ajourføre funktionsfordelingsanalysen
  • Underudvalgenes opgavebeskrivelser ses nedenfor

Kvalifikationer

Medlemmerne af K-koordination vil tilsammen have særligt brug for følgende kompetencer:

  • Kendskab til konkurrencesvømning samt talent- og eliteudvikling
  • Kendskab til svømningens ATK og ATK 2.0
  • Organisator, delegere, koordinator, opstarter, afslutter, formidler.

Mødefrekvens

8 – 10 gange årligt á 3 timer, heraf 2 fællesmøder med K-sportsudvalget omkring aktivitetskalenderen

Medlemmer

K-sport

Sammensætning

K-sportudvalget består af 4 personer, K-1 træner, talentudvikler og K-repræsentanten i bestyrelsen samt et menigt udvalgsmedlem. K-repræsentanten sikrer kommunikationen til stævneudvalget og bestyrelsen.

K-repræsentanten er koordinator i udvalget. Bestyrelsen udpeger k-repræsentanten.   Det menige udvalgsmedlem udpeges af bestyrelsen i samarbejde med K-trænerne. Udvalget skal være på plads i marts måned.

Ansvar & myndighed

Udvalget er budgetansvarligt. Udvalget skal respektere og udbrede klubbens værdier og leveregler. Skal sikre at konkurrenceafdelingen fungerer optimalt. Udvalget skal efterleve klubbens k-politik og –strategi.

I krisesituationer er det kun klubbens formand, som udtaler sig.

Opgaver

K-Sport har følgende opgaver;

  • Ansvarlig for udarbejdelse, implementering og opdatering af k-strategien.
  • Fastlægge struktur og retningslinjer for holdene i Silkeborg Svømmeklubs konkurrenceafdeling.
  • Udstyr til konkurrenceafdelingen. eks udstyr til styrkelokale, førstehjælpsudstyr.
  • Sikre at der arbejdes med udgangspunkt i ATK´s anbefalinger
  • udarbejde årshjul for udvalgets arbejde angående fast tilbagevendende årlige opgaver.
  • Udvalget er ansvarligt for den del af hjemmesiden, der omhandler udvalgets aktiviteter og som opdateres af informationsudvalget.
  • Udarbejde stævne aktivitetsplan, som efter udarbejdelse videre gives til stævneudvalget for videre håndtering.
  • Udlandstræningsleje udarbejdes og koordineres af K1 træner og en holdleder (forældre på K1)
  • Udvalget skal bidrage med beretning ved den årlige generalforsamling)
  • Udarbejde budget for konkurrenceafdelingen i samarbejde med økonomiudvalg
  • Udarbejde referat på møderne
  • Ansvar for 1 gang årligt at ajourføre funktionsfordelingsanalysen

Kvalifikationer

Medlemmerne af K-Sport vil tilsammen have særligt brug for følgende kompetencer:

  • Indgående kendskab til konkurrencesvømning samt talent- og eliteudvikling
  • Indgående kendskab til svømningens ATK og ATK 2.0
  • Organisator, delegere, koordinator, opstarter, afslutter, formidler.

Mødefrekvens

6 – 8 gange årligt á 3 timer.  2 møder er sammen med K-frivilligudvalget. F.eks første fælles møde i slut maj hvor næste års aktivitetsplan er udarbejdet og det andet fælles møde i okt/nov f.eks for at følge op på klubmesterskabsstævne.

Personaleudvalg

Sammensætning

Personaleudvalget består af 2-3 personer, som er bestyrelsesformanden og mindst et bestyrelsesmedlem. Udvalget skal være på plads senest i maj.

Ansvar & myndighed

Udvalget er budgetansvarligt.

Udvalget er ansvarligt for de fuldtidsansatte medarbejdere i klubben, for så vidt angår ansættelser, medarbejderudvikling, opgavefordeling og arbejdsmiljø. Udvalgsmedlemmerne holder bestyrelsen orienteret. Udvalget skal sikre at de ansatte respekterer og udbreder klubbens værdier og leveregler, og sikre at de ansatte fungerer optimalt og er tilstrækkeligt uddannede. Udvalget skal efterleve klubbens personalepolitik.

I krisesituationer er det kun formanden, som udtaler sig.

Opgaver

Personaleudvalget har følgende opgaver;

  • Ansættelsessamtaler og efterfølgende anbefalinger til bestyrelsen ved ansættelse af breddechef, K-trænere og K-assistenttrænere (i samarbejde med talentudvikler/K1-træner (bestyrelsen ansætter/afskediger). Ved fuldtidsansættelser nedsættes altid et ansættelsesudvalg.
  • Løbende personalemøder med fuldtidsansatte (hver måned)
  • Medarbejderudviklingssamtaler årligt, eller oftere efter behov – der udarbejdes evt. tillæg til ansættelsesaftale i forlængelse af den årlige medarbejdersamtale
  • Konfliktløsning
  • Udarbejde ansættelseskontrakter for fuldtidsansatte samt deltidsansatte og timelønsansatte K-trænere (omkostningsdækning/lønnet)
  • sikre at alle kontrakter er tilgængelig for lønadministrator (breddechef)
  • Information/kommunikation til/fra bestyrelse
  • Sikre flow i de fuldtidsansattes arbejdsopgaver vedr. drift og udvikling af klubben samt sikre løbende hensigtsmæssig prioritering, fordeling samt evaluering af de ansattes opgaver
  • Udarbejde, vedligeholde og tilpasse årsplan i samarbejde med de fuldtidsansatte medarbejdere
  • Sikre afholdelse af minimum 1 socialt arrangement for personalet
  • Sikre løbende efteruddannelse af trænere og breddechef
  • Udarbejde APV
  • Udarbejde, opdatere og implementere klubbens personalepolitik
  • Sikre at alle jobbeskrivelser/funktionsbeskrivelser er opdateret
  • Udarbejde tjekliste for hvordan vi tager imod nye medarbejdere
  • Udarbejde årshjul for udvalgets arbejde
  • Udarbejde budget for personaleområdet
  • Udarbejde beslutningsreferat fra møderne.
  • Ansvar for 1 gang årligt at ajourføre funktionsfordelingsanalysen (januar)

Kvalifikationer

Medlemmerne af personaleudvalget vil tilsammen have særligt brug for følgende kompetencer:

  • Koordinator
  • Kontaktskaber
  • Formidler/konflikthåndtere
  • Organisator
  • Erfaring med HR
  • Kendskab til ansættelsesforhold, jura
  • Kendskab til uddannelsesstrukturen i SVØM

Medlemmer i udvalget:

Undervisningsudvalget

Sammensætning

Undervisningsudvalget består af 4-5 personer bestående af breddechefen, én repræsentant fra bestyrelsen, varmvandskoordinatoren, en repræsentant fra ungeudvalget og en til to menige udvalgsmedlemmer. De øvrige udvalgsmedlemmer udpeges af breddechefen. Udvalget skal være på plads senest starten af august.

Ansvar & myndighed

Udvalget er budgetansvarlig. Den bestyrelsesansvarlige samt breddechefen holder bestyrelsen orienteret. Udvalget skal respektere og udbrede klubbens værdier og strategier. Udvalget har ansvaret for udvikling, planlægning, orientering og gennemførsel af aktiviteter i undervisningsafdelingen i samarbejde med ungeudvalg.

Udvalget skal efterleve den faglige strategi for undervisningsområdet.

I krisesituationer er det kun formanden, som udtaler sig. 

Opgaver

Undervisningsudvalget har følgende opgaver;

  • Udarbejde, vedligeholde og implementere den faglige strategi for undervisningsområdet
  • Arrangere og afholde sportslige og sociale arrangementer for medlemmer i svømmeskolen i samarbejde med ungeudvalget
  • Arrangere og afholde arrangementer for det ansatte team af hjælpeinstruktører og instruktører i samarbejde med ungeudvalget
  • Mentorordning af nye instruktører – herunder at beskrive mentorordning
  • Evaluere og udvikle arrangementer/events for medlemmer i undervisningsafdelingen
  • Udpege årets instruktør og årets hjælpeinstruktør på baggrund af indstilling
  • Udarbejde og vedligeholde strategi for ansættelse og sammensætning af Instruktører og hjælpeinstruktør
  • Sikre løbende uddannelse af instruktører og hjælpeinstruktører
  • Udarbejde årsplaner for undervisning i svømmeskolen
  • Udarbejde/udvikle strukturen i svømmeskolen
  • Udarbejde information til forældre vedrørende arrangementer
  • Være ansvarlig for den del af hjemmesiden som omhandler udvalgets arbejde
  • Udarbejde referat på møderne.
  • Udarbejde en årsplan for udvalget.
  • Udarbejde et budget for undervisningsudvalget i samarbejde med økonomiudvalget (oktober)
  • Kvartalsvis opfølgning på undervisningsafdelingens budget i samarbejde med økonomiudvalget

Kvalifikationer

Medlemmerne af Undervisningsudvalget vil tilsammen have særligt brug for følgende kompetencer:

  • Erfaring fra undervisning i varmvandsbassinet, indsigt i ungeafdelingen, erfaring som instruktør fra svømmeskolen og indsigt i ungeudvalget. Kendskab til SVØMs/DGIs træner- og instruktøruddannelser.

Mødefrekvens

9-10 gange årligt á 2 timer.

Medlemmer i udvalget

Ungeudvalget

Sammensætning

Ungeudvalget består af 5-7 personer. Udvalgsmedlemmerne er sammensat af instruktører samt én hjælpeinstruktør. Fremtidige medlemmer udpeges af udvalget. Udvalget skal være på plads senest starten af august.

Ansvar & myndighed

Udvalget er budgetansvarlig. Udvalget holder Breddechef samt undervisningsudvalget løbende orienteret. Udvalget skal respektere og udbrede klubbens værdier og strategier. Udvalget har ansvaret for udvikling, planlægning, orientering og gennemførsel af aktiviteter i undervisningsafdelingen i samarbejde med undervisningsudvalget og Breddechefen.

I krisesituationer er det kun formanden, som udtaler sig.

Opgaver

Ungeudvalget har følgende opgaver;

  • Arrangere og afholde sportslige og sociale arrangementer for medlemmer i svømmeskolen
  • Arrangere og afholde arrangementer for det ansatte team af hjælpeinstruktører og instruktører i samarbejde med undervisningsudvalget
  • Evaluere og udvikle arrangementer/events for undervisningsafdelingens medlemmer i samarbejde med undervisningsudvalget
  • Informere forældre angående arrangementer for undervisningsafdelingens medlemmer
  • Udarbejde referat på møderne.
  • Udarbejde en årsplan for udvalget.
  • Udarbejde et budget for ungeudvalget (oktober)
  • Være ansvarlig for den af hjemmesiden, som omhandler udvalgets arbejde

Kvalifikationer

Medlemmerne af ungeudvalget vil tilsammen have særligt brug for følgende kompetencer: Instruktørerne skal have praksiserfaring fra svømmeskolen. Hjælpeinstruktøren skal kunne repræsentere gruppen af hjælpeinstruktører. Organisere, strukturere, idéudvikle.

Mødefrekvens

5-6 gange om året á 2 timer

Medlemmer i ungeudvalget:

Økonomiudvalget

Sammensætning

Økonomiudvalget består af 3 personer bestående af, bestyrelsesformand, 1 bestyrelsesmedlem og klubbens bogholder/kasserer. Bestyrelsesmedlemmet udpeges af bestyrelsen. Udvalget skal være på plads senest ved udgangen af april.

Ansvar & myndighed

Udvalget er budgetansvarlig. Den bestyrelsesansvarlige holder bestyrelsen orienteret. Udvalget skal respektere og udbrede klubbens værdier og leveregler. Skal sikre at økonomiudvalg fungerer optimalt

I krisesituationer er det kun formanden, som udtaler sig.

Opgaver

Økonomiudvalget har følgende opgaver;

  • Ansvar for løbende bogføring
  • Præsentation af økonomirapportering på bestyrelsesmødet minimum en gang i kvartalet holdt op mod budgettet på en forståelig måde.
  • Fremlægge årsrapport til gennemgang på generalforsamlingen
  • Samle og udarbejde årsbudget til fremlæggelse for bestyrelsen og dennes godkendelse på bestyrelsesmødet i november
  • Udarbejde ad hoc beslutningsgrundlag, der understøtter beslutningsforslag i overensstemmelse med klubbens strategi og politikker
  • Understøtte øvrige udvalg i økonomirapportering
  • Indberette medlemsstatistik og ansøge om lokaletilskud og kursusgodtgørelse
  • Udarbejde/vedligeholde årshjul i november
  • Ansvar for 1 gang årligt at ajourføre funktionsfordelingsanalysen (januar)

Kvalifikationer

Medlemmerne af økonomiudvalget vil tilsammen have særligt brug for følgende kompetencer:

  • Analysator
  • Formidler
  • Afslutter
  • Forståelse for økonomiske sammenhænge
  • Regnskabsmæssige kompetencer

Mødefrekvens

4-6 gange årligt á 2 timer.

Medlemmer: